“Jedyna stała, to zmiana”. Pracuj mądrze a nie więcej!
Masz prosperującą firmę, robisz plany na przyszłość, prognozujesz, inwestujesz w ludzi. Aż tu nagle z dnia na dzień „normalny świat” rozsypuje się jak domek z kart, a Ty musisz stawić czoła nowej rzeczywistości. Rzeczywistości, która nie była do przewidzenia, na którą nie miałeś wpływu lub Twój wpływ był mocno ograniczony.
Czego możemy uczyć się z doświadczenia pandemii? Jakie obszary warto zagospodarować lub udoskonalić, żeby utrzymać w firmie poziom osiągniętej przed pandemią cywilizacji?
1. Jak zarządzać w Firmie w nowych czasach, żeby odzyskać kontrolę?
1.1. Czy możesz sobie zaufać?
1.2. Czego potrzebują od ciebie ludzie?
1.3. Gdzie są widoczne korzyści?
2. Co aplikacja WorkTime, jako narzędzie informatyczne, może zaproponować, byś mógł odzyskać kontrolę nad firmą? I dlaczego jest to optymalne narzędzie na czas kryzysu?
2.1. Zacznij od eliminacji błędnych założeń.
2.2. Zmień sposób pracy z produktywności na efektywność.
2.3. Zwiększ efektywność na optymalizację.
Sytuacja w Firmie:
- nasi klienci nie reagują, albo nie sprzedajemy, albo sprzedajemy dużo mniej, albo nie możemy sprzedawać naszych usług, nie możemy produkować,
- nie mamy przychodów i boimy się, że stracimy firmę. Nasi ludzie boją się zwolnień,
- nie jesteśmy razem w biurze, brakuje skutecznego komunikowania się – tracę kontrolę nad zarządzaniem firmą,
- nie jesteśmy razem w biurze, ale bardzo efektywnie porozumiewamy się on-line i praca zdalna jest dla nas nowym odkryciem,
- w pracy on-line brakuje przepływu informacji. Niektórzy pracownicy opóźniają się z wykonywaniem zadań; sygnalizują , że ich praca jest czasami pozbawiona sensu (zadania) lub nie mają dostępu do odpowiednich zasobów,
- dotychczasowe wypracowane procedury I standardy nie mają już zastosowania,
- niektórzy ludzie boją się wracać do kontaktów bezpośrednich – w firmie, w pracy z klientami,
- niektórzy pracownicy nie stosują się do procedur sanitarnych w firmie. Zdarzają się sytuacje, że pracownik jest napiętnowany przez innych z tytułu używania zabezpieczeń.
Pierwszy krok, który pozwala na przemyślane działania, to odzyskanie kontroli. Warto sięgnąć do przeglądu istniejących standardów i procedur, które wpływają na pracę ludzi, generowanie zysków i świadczenie usług.
Trzeba na nowo zweryfikować model zarządzania oraz zdefiniować potrzebne narzędzia. Ułatwi to pracę zarówno osobie zarządzającej firmą czy organizacją, jak i całemu zespołowi.
1. Jak zarządzać w firmie w nowych czasach, żeby odzyskać kontrolę?
Piramida Maslowa wskazuje, że zaspokojenie potrzeb fizjologicznych i potrzeb bezpieczeństwa plasują się na pierwszych miejscach, jeśli mamy na uwadze funkcjonowanie człowieka. Pełny brzuch, spokojna głowa są – upraszczając maksymalnie – gwarantem zaangażowania pracownika i samego właściciela firmy.
Co nakręca tryby działania firmy i w jaki sposób wykorzystać zaistniałe warunki do przetrwania, transformacji i przemyślanego działania.
Podpowiadam, jak radzić sobie z samym sobą jako osobą zarządzającą organizacją czy firmą i jak zarządzać ludźmi w okresie kryzysu, nazywanego coraz częściej „nową formułą” na nowe czasy.
Wskazuję w jaki sposób zmniejszać opór pracowników w procesie zmiany, podnosić ich zaangażowanie i zwiększać zaufanie.
1.1. Czy możesz sobie zaufać?
Kiedy człowiek traci kontrolę, traci poczucie sprawczości i bezpieczeństwa. Im więcej czynników, na które nie ma się wpływu, tym większe poczucie zagrożenia.
Wyobraź sobie siebie błądzącego w jakiejś nieznanej potwornej dżungli, gdzie nie znasz terenu ani kierunku trasy. Otaczają cię potężne rośliny, uciążliwe insekty, dzikie zwierzęta, odbierająca siły duchota. Twoje działanie ogranicza strach i lęk – imaginacje umysłu i wyobraźni.
Idziesz i jesteś jak twój przodek sprzed kilku tysięcy lat: w przykurczonej pozycji, na ugiętych nogach, z szeroko rozszerzonymi oczami, wyczulony na każde trzaśnięcie gałązki, szelest, odgłos. Wietrzysz niebezpieczeństwo, choć wcale go nie widzisz.
Masz tylko siebie.
A może masz jeszcze coś? Jakiś scyzoryk, jakieś ubrania, dobre buty? A może batony energetyczne zakamuflowane w kieszeniach spodni? A może, jak dobrze poszukasz w głowie, przypomnisz sobie wiedzę i umiejętności, dzięki którym rozpoznając znaki natury, możesz zorientować się, gdzie jesteś lub przynajmniej, w jakim kierunku podążasz?
Najważniejsze w tej sytuacji zagrożenia i kryzysu to zaufanie do samego siebie.
Oznacza to:
- spokój, uporządkowane i racjonalne myśli (prawda – fałsz, ocena wyważona o przesłanki obiektywne), plan i strategia działania.
- elastyczność w dopasowaniu do ciągłej zmiennej rzeczywistości, która cię otacza. Patrzysz na nią jak na sprzymierzeńca, wyciągasz z niej to, co da się wyciągnąć. Odsuwasz problem i widzisz stojące za nim możliwości.
- eliminujesz napięcie i zaczynasz odzyskiwać kontrolę. Nad samym sobą, swoimi reakcjami, swoimi decyzjami, swoimi myślami i emocjami.
Zaczynając od siebie uporaj się z upiorami własnego umysłu, bo nie pomogą ci w niczym. W tym momencie jedynie osłabiają twoją wolę, jasność myślenia, chęć działania. Potrzebujesz mieć pełne zaufanie do siebie, żeby sprawnie zarządzać organizacją, firmą czy zespołem.
1.2. Czego potrzebują od Ciebie ludzie?
Twoi ludzie są zależni od ciebie i tego, jak zarządzasz. Jeśli spojrzysz empatycznie na czas kryzysu zrozumiesz, że twoje działania powinny być szczególnie przemyślane i odpowiedzialne. Ludzie, z którymi współpracujesz, są w sytuacji w jakiej nigdy jeszcze nie byli. Mają względem ciebie oczekiwania związane min. z potrzebą bezpieczeństwa i kontrolą sytuacji.
Empatia z twojej strony może oznaczać wypracowanie odpowiednich standardów i nowych procedur, które wdrożysz w swojej firmie czy zespole.
- Dzięki nim dasz ludziom spokojnie pracować.
- Pokazujesz szacunek do swoich ludzi, a to wzbudza ich zaufanie.
- Wprowadzasz zrozumienie niezbędne do przeprowadzenia zmian, min.: nowych standardów i procedur. Nie wystarczy powiedzieć – tak musi być, bo jestem autorem jedynej prawdy objawionej. W sytuacji budowania nowej formuły pracy przydaje się krytyczne myślenie i pokora – taka trochę niedoceniana postawa managerów. Pokora objawia się w reakcjach lidera “ Tak, masz rację”, „Mogę się mylić”, „ Nie słyszałam o tym wcześniej, czy możesz coś o tym opowiedzieć?” „Nie rozumiem, wyjaśnij to”. Taka postawa wspiera przełamywanie oporu pracowników i zwiększa ich zaangażowanie.
Aby podjąć współpracę z ludźmi w obszarze zmiany standardów i procedur potrzeba intelektualnej odwagi, dzięki której obala się mity, spekulacje, fałsz, kłamstwo i głupotę.
Empatia ze strony szefa i zrozumienie eliminują niepotrzebne napięcia, nerwy, destabilizację nastrojów, złość czy agresję. Oddziaływując pozytywnie na stan psychiczny pracowników gwarantują otwarte umysły i generowanie pomysłów.
Żeby dodatkowo zadbać o dobrą dobrą energię pracowników warto zaprosić ich do modyfikacji czy tworzenia nowych procedur i standardów.
Kiedy człowiek robi coś dla siebie i bliskich mu ludzi, kiedy realnie współuczestniczy i staje się za coś odpowiedzialny – ma poczucie sprawczości oraz sensu. Te elementy stają się mostem do zaangażowania pracowników i realizowania przez nich wypracowanych sensownych ustaleń.
1.3. Gdzie są widoczne korzyści?
Nowe standardy i procedury dotyczące pracy wspólnej i indywidualnej – mają na celu doprecyzowanie tego, co robimy i jak robimy. Dlatego ważne jest systematyczne weryfikowanie i sprawdzanie – co działa, a co nie działa. W tym oczywiście najprzydatniejsze są liczby i mierzalność.Warto także oprzeć się na krytycznej ocenie informacji i sytuacji, w jakiej się jest.
I nie można w tym zgubić człowieka – pracownika 🙂. Dlatego stawiając na efektywność pracy ludzi trzeba pamiętać o elementarnych kryteriach komunikacji, takich jak:
- rzetelna informacja zwrotna,
- transparentność,
- terminowy przepływ informacji.
- jasne, niepodlegające nadinterpretacji komunikaty,
Oczywiście nie da się wszystkiego kontrolować. Dlatego postaw na czynniki, na które szef oraz pracownicy mają wpływ.
Wnioski:
Życie nie jest logiczne ani proste. Są w nim jednak pewne elementy, na które w biznesie zawsze warto postawić. To transformacja i otwarcie na nowe. Zgadzam się z tym, że wymagają wysiłku i zasobów. Ale czy nowa teraźniejszość nie wymusza na nas zmiany? Nowe czasy i okres kwarantanny pokazały, że otwierają się nowe możliwości, np: że zarządzanie zdalne czasami świetnie się sprawdza, że ludzie zdalnie pracują efektywniej, że można zacząć sprzedawać inaczej, że warto zrezygnować z anachronizmów, że technologia jest bardzo przydatna dla wszystkich pokoleń itd. Cóż. To kilka znanych przykładów tego, co kryje się za problemem. Kiedy odsunie się problem – widać nowe, inne możliwości.
Narzędzie, które wpisuje się w proces zarządzania i idealnie sprawdza się w czasie transformacji, jest aplikacja WorkTime.
2. Co aplikacja WorkTime, jako narzędzie informatyczne, może zaproponować, byś mógł odzyskać kontrolę nad firmą? I dlaczego jest to optymalne narzędzie informatyczne na czas kryzysu?
W przypadku prowadzenia własnej działalności kierowanie się teraźniejszością jest ważne, ale konieczne jest patrzenie w przyszłość. Efektywne zarządzanie przez optymalizację czasu pracy pomoże zapewnić rentowność Twojej firmie i to niezależnie od sytuacji, w jakiej się nagle znajdziesz.
Jeśli Twoja firma znalazła się w momencie ogłoszenia ograniczeń w kryzysie, to warto na tym skorzystać i wprowadzić zmiany, które w przyszłości ochronią Cię przed taką sytuacją. Przetrwają bowiem przedsiębiorcy, którzy będą optymalizować pracę firmy, redukować marnotrawstwo i będą starali się utrzymać przychody. Te procesy możesz sprawnie przeprowadzić dzięki WorkTime przede wszystkim przez:
2.1. Zacznij od eliminacji błędnych założeń
Przedsiębiorcy wychodzą często z założenia, że skoro biznes rozwija się dobrze, płyną zlecenia, mamy ręce pełne roboty to szkoda czasu na wdrażanie jakiś narzędzi optymalizujących procesy pracy. Co gorsza, uważają, że takie narzędzia są im niepotrzebne. Żyją teraźniejszością zapominając o ewentualnych zagrożeniach, które mogą jak pandemia, nadejść znienacka. Na pojawienie się „czarnego łabędzia” nie mamy wpływu. “Nie otrzymujemy krótkiego życia, lecz je takim czynimy. Nie brakuje nam czasu, lecz trwonimy go” – Seneka.
2.2. Zmień sposób pracy – z produktywności na efektywność
Irytująca propozycja? Otóż nie, jeśli odpowiednio zdefiniujemy oba pojęcia.
Kiedy firmie wydaje się, że idzie “dobrze” – np. jest dużo zleceń, to firma stara się wywiązać ze wszystkich napływających zleceń nie patrząc na to, czy te zlecenia są rentowne czy też nie. Najważniejsze to “się wyrobić”, czyli być produktywnym. Natomiast w procesie optymalizacji, poprzez eliminację tzw. marnotrawstwa (pojęcie zapożyczone z metodologii LEAN, wg której założeń tworzona jest aplikacja WorkTime), zwiększamy efektywność tj. uzyskujemy zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów.
Pracuj zatem mądrzej a nie więcej!
2.3. Zwiększ efektywność przez optymalizację
W całym tym procesie zmian kluczową rolę odgrywa świadomość wartości czasu. Optymalizację można sprawnie przeprowadzić przede wszystkim przez mierzenie czasu pracy. Ale nie mierzenie czasu od godziny 8 do 16, tylko mierzenie czasu poświęcanego na realizację projektów, pracę dla klientów i prace wewnętrzne – konieczne do utrzymania i rozwoju firmy. Umieć wykorzystać czas – to jest szczęście (R.W. Emerson).
Dzięki sumarycznym i analitycznym wynikom rzeczywistej rejestracji czasu pracy, zwiększamy efektywność oraz utrzymujemy rentowność firmy.
Żyjemy w erze nowych technologii i to one, a właściwie zbierane przez nie i odpowiednio analizowane dane, gwarantują zwiększenie efektywności i rozwój firmy.
Jeśli nie mierzysz, nie zarządzasz! Zbieranie danych to gromadzenie kluczowych zasobów. Dzisiaj posiadanie informacji oznacza posiadanie najcenniejszego zasobu “wszelkiego rodzaju dane”. Informacja stała się najcenniejszym zasobem podobnie jak dawniej bogactwa naturalne, a w trakcie rewolucji przemysłowej przemysł. Efektywne zarządzanie to maksymalne przetwarzanie tych bogactw.
Podsumowując: Potraktuj kryzys jako szansę zmiany na lepsze!
Jeśli masz mniejszą ilość zleceń, sprawdzaj dokładnie ich opłacalność, licz każdą minutę! Mierz czas spędzony na rozmowach telefonicznych. Przy zwiększonej ilość zadań, zacznij je selekcjonować! WorkTime Ci w tym pomoże. Wykryje ukryte koszty, co pozwoli rekalkulować ceny sprzedawanych produktów i usług oraz zwiększy efektywność, a to zmniejsza koszty na jednostkę oraz pokazuje, które obszary zbytu są lepsze.
Nie zapominaj o ludziach. To oni tworzą firmę. Zadbaj o komunikację i zbierz opinie i wnioski. Jeśli praca zdalna była dla nich na korzyść, nie musisz się tego obawiać. Możesz przemyśleć wprowadzenie częściowej pracy zdalnej lub nawet zmniejszenia ilości godzin pracy. To jest nowy styl pracy i w wielu miejscach się sprawdził, a to dzięki zamianie produktywności na efektywność. WorkTime jest do tego przystosowany! Działa on-line i off-line. Pozwala na delegowanie zadań i mierzenie czasu pracy. A Ty szefie, dzięki panelowi menadżera i wewnętrznemu czatowi, możesz zarządzać firmą.
Artykuł jest wynikiem współpracy:
Moniki Goc – Trenera Biznesu,certyfikowanego Coacha ICC, akredytowanego konsultanta Insights Discovery Polska oraz
Agnieszki Borowskiej-Zasady, co-foundera aplikacji do optymalizacji czasu pracy i zwiększania zysków firmy – WorkTime.pl