“Jedyna stała, to zmiana”. Pracuj mądrze a nie więcej!
W pierwszym artykule “Cywilizacja w firmie – odzyskanie kontroli” przedstawiłyśmy propozycje rozwiązań dotyczących zarządzania firmą w sytuacji kryzysowej. Doświadczenie pandemii pokazało obszary, które w szczególności warto zagospodarować i udoskonalić. Gimnastykę zmiany proponujemy zacząć od odzyskania kontroli poprzez przegląd istniejących standardów i procedur, które wpływają na pracę ludzi, generowanie zysków i świadczenie usług.
Jak wygląda sytuacja dzisiaj?
W momencie odmrożenia gospodarki część firm wróciła do pracy stacjonarnej, część nadal pracuje zdalnie. I choć z ulgą ludzie przyjmują zniesienia kolejnych obostrzeń gospodarczych, to nowa rzeczywistość wciąż jest niepewna.Czy uda się rozwinąć interesy? Czy za chwilę znów ogarnie nas koszmar kwarantanny lub ograniczeń destabilizujących normalność?
Zrozumieliśmy raczej wszyscy, że “jedyna stała, to zmiana”. Dlatego firmy wyciągają wnioski i próbują wdrażać nowy styl pracy i funkcjonowania oraz zarządzania, niezależnie od branży. Co jest trudne, co warte przemodelowania i gdzie trzeba wnieść trochę świeżości?
1. Nowy styl zarządzania.
1.1. Twarz czy Gęba, czyli krótka definicja nowego stylu pracy z ludźmi.
1.2. Szef-kolos na glinianych nogach.
2. Jak aplikacja WorkTime wspiera nowy styl funkcjonowania?
2.1. Wsparcie dla osoboby zarządzajacej i managera.
2.2. Praca zespołowa i indywidualna w WorkTime.
1. Nowy styl zarządzania
Zyski to nie perpetum mobile. Zyski to energia ludzi, którzy je generują. Twoja firma może w kryzysie funkcjonować normalnie. Może przynosić fantastyczne, stabilne lub obniżone zyski. Może także korzystać na ogólnie dokonującej się zmianie i wprowadzić transformację (z kolosów:Empik, Reserved) w różnych obszarach. Nie wszystkim jest dzisiaj źle i nie wszystkim grozi utrata pracy.
Jedno jest pewne – nowy styl funkcjonowania w firmach, w których istotne są i zyski i ludzie, powinien w pierwszej kolejności postawić na ludzi. Chodzi przecież o zmiany i to zmiany pozytywne. Zmian dokonują ludzie, dlatego w pierwszej kolejności trzeba skoncentrować się na nich.
To ludzie są odpowiedzialni za kontakty z klientem, za dyscyplinę sanitarną, za realizowanie planów sprzedaży, za planowanie, za realizowanie zadań w terminie, za informację zwrotną, za terminowe raporty, za budowanie marki firmy, za tworzenie produktów i cały szereg innych działań. To ludzie generują zyski. Dlatego warto zainwestować w ludzi, pomimo czasów kryzysu.
1.1 Twarz czy Gęba, czyli krótka definicja nowego stylu pracy z ludźmi.
Można postawić na dojrzałe liderowanie, które pokazuje ludzką Twarz 🙂 i stawia na prawdziwą troskę o ludzi, transparentność i odpowiedzialność. Można postawić też na Gębę 🙂 – autorytarne liderowanie oparte o ambicjonalizm, radykalizm i manipulację (hipokryzję). Obydwie możliwości dają zyski i straty. Wiemy przecież, że zarówno Twarz jak i Gęba doskonale mają się wśród liderów współczesnych organizacji.
Skuteczny nowy styl funkcjonowania stawia na dojrzałe liderowanie, które określa nie tylko to, co robi lider ale również to, jaki jest.
1.2 Szef – kolos na glinianych nogach.
W tym szczególnym czasie, którego końca nie znamy, kiedy karmieni jesteśmy ilością przeróżnych, nawet najdramatyczniejszych scenariuszy – trzeba oprzeć się na tym, co wiadome i pewne. Szef jest głównym filarem i oparciem dla swoich ludzi.
Nie może być jak kolos na glinianych nogach, który upadnie pod naporem każdej fali czy tąpnięcia. Ludzie oczekują od niego, że będziesz filarem pewnym, stabilnym, transparentnym, przewidywalnym (jego wartości i wartości firmy) i uczciwym.
W przeciwnym razie opuszczą go z uczuciem ulgi, a ich ucieczka to dla niego wiadomość – toniesz. 
W kryzysie i w nowej formule ludzie potrzebują mocnego przywództwa, ale nie oznacza ono ciągłych instrukcji i autorytaryzmu. Dlatego liedr uczy swoich ludzi myśleć i wyciągać wnioski – dba i rozwija cywilizację w swojej jednostce.
- Pyta i słucha.
Im więcej dowiesz się od ludzi i im prawdziwej zaangażujesz się w budowanie nowej formuły funkcjonowania, tym szybciej zyskasz umysły i serca większości swoich pracowników. Kiedy słuchasz, zdobywasz informacje. Im więcej informacji, tym więcej możesz.
- Wspiera swoich ludzi.
Jak pisałam w pierwszej części artykułu wsparcie oznacza dzisiaj zrozumienie sytuacji ludzi, pomoc i współpracę przy wdrażaniu nowych czy zmodyfikowanych procedur. To cierpliwość, dzielenie się wiedzą i umiejętnościami, budowanie dobrej atmosfery pracy. Wsparcie to zapewnienie mentoringu, coachingu, pomocy psychologicznej.
Wsparcie to inwestycja w ludzi także w postaci szkoleń – zwiększających ich wiedzę i umiejętności, poszerzających kompetencje niezbędne w nowym stylu funkcjonowania. Warto skoncentrować liderskie wsparcie tam, gdzie jest niezbędne. Być może nie musisz na przykład szczególnie motywować ludzi do angażowania się w pracę. Jeśli tego nie zrobią, po prostu mogą ją stracić. A jeśli tego nie rozumieją, to po co ci ludzie w zespole, którzy są najsłabszym ogniwem łańcucha i zabierają energię, tak bardzo potrzebną w obecnym czasie?
- Jest elastyczny.
To bardzo cenna umiejętność liderska. Znajdź czas na to, aby systematycznie włączać guzik – sprawdzam. Czy to, co wypracowaliśmy w sensie proceduralnym ma sens? Czy przynosi oczekiwane korzyści dla firmy i dla ludzi? Czy potrzeba udoskonalenia czy eliminacji tego, co zbędne? Np.:jaki czas poświęcany jest na spotkania? czy są merytoryczne czy chodzi raczej o wypełnienie zaplanowanego na nie czasu? czy to bicie piany, w której większość uczestników chce wykazać się swoją nieomylnością i geniuszem z których niewiele wynika? czy aby nie tracimy czasu na wazeliniarstwo? czy jest kompetentny moderator, który ma prawo powiedzieć: panie dyrektorze, spóźnił się pan na spotkanie 15 minut więc o naszych wcześniejszych ustaleniach dowie się pan po spotkaniu it itd.
Bądź elastyczny i sprawdzaj.
- Stawia na transparentność.
Elementem dobrej atmosfery pracy jest zaufanie i wiarygodność. Wiem – bardzo piękne idee, które zazwyczaj w rzeczywistości rozmazują się jak odchody w zimnej wodzie. Dojrzałe liderowanie w nowym stylu funkcjonowania to dbałość o uczciwe i sprawdzone dane. Zdarza się niejednokrotnie, że ludzie są w stanie sprzedać diabłu duszę, aby zachować pracę, pozycję, prestiż. Dlatego tak ważne jest to, jakim jesteś liderem. Jeśli sam korzystasz z ludzkiej słabości jaką jest donosicielstwo, przyklaskiwanie, nepotyzm lub wykorzystywanie niesprawdzonych informacji, to daj sobie spokój z budowaniem zaufania w swojej firmie czy zespole. Możesz z powodzeniem stosować zasadę – nie ma znaczenia jaka jest prawda tylko kto głośniej krzyczy – lub stać się orędownikiem racjonalnego i uczciwego podejścia do sprawy.
Transparentność oznacza min.: szczery feedback, przejrzyste zasady, jasną komunikację – oczekiwania, potrzeby, konsekwencje. - Eliminuje stres u siebie i pracowników.
To poskramianie niewiadomych i obalanie spekulacji. Buduj maksymalne poczucie bezpieczeństwa na miarę możliwości.
Chaos jest brakiem wiedzy i informacji. Powoduje u ludzi napięcia, tworzenie się plotek, nakręcanie atmosfery strachu. Ludzie mają dziś wystarczająco dużo bodźców, które napełniają ich frustracją, gniewem, skrywaną agresją. A przecież chodzi o stworzenie poczucia bezpieczeństwa i stabilizacji tak, aby można było pracować kreatywnie. Systematyczny przepływ informacji i szczery, czasami nawet serdeczny feedback są sprawdzonymi i skutecznymi rozwiązaniami.
Pamiętaj, że ludzie potrzebują bliskości, nawet jeśli mają skłonność do natury introwertywnej. Introwertyzm nie oznacza samotności (!).
Dbaj o komunikację i relacje ze swoimi ludźmi nawet, jeśli pracują zdalnie.
- Mówi STOP pochopnym działaniom.
Działania szybkie nie muszą oznaczać działań mądrych. Możesz być “pistoletem” i przybierać pozę bycia energicznym i aktywnym. Czy chodzi jednak o stabilizację, czy nakręcanie atmosfery niezdrowej nadaktywności i nerwowych ruchów?
Działaj zatem rozważnie: pytaj o opinie, konsultuj, zadawaj pytania krytyczne i zanim cokolwiek wdrożysz zastanów się, czy ma to sens. Wzmocnieniem tego wniosku niech będą słowa B. Russela “ Sądzę, że jedną z najmądrzejszych rzeczy, jakie kiedykolwiek powiedziano, były słowa Cromwella skierowane do Szkotów przed bitwą o Dunbar: “ Zaklinam was, na wnętrzności Chrystusa, dopuśćcie do siebie myśl, że możecie nie mieć racji!”
Czy jako lider jesteś ambasadorem tworzenia środowiska bezpieczeństwa i przewidywalności?
- Dyscyplina.
Wreszcie buduj świadomość wartości dyscypliny, którą najłatwiej utrzymać wtedy, gdy nie trzeba ludzi do niej zmuszać. Dyscyplina pozwala na konsekwentne stosowanie procedur, zasad i standardów wypracowanych wspólnie, pod mocnym stabilnym i spójnym przywództwem, w oparciu o intelektualną odwagę i myślenie krytyczne.
- Inwestuje w ludzi – swoich pracowników.
Daj im narzędzia do zwiększenia efektywności.
2. Jak aplikacja WorkTime wspiera nowy styl pracy i funkcjonowania?
Home office to już nie przyszłość pracy ani przywilej, to nowa rzeczywistość. Doświadczenie ostatnich trzech miesięcy wykazało, że część pracowników biurowych chciałaby na stałe pracować zdalnie, ale równie duża grupa dostrzegła zalety pracy naprzemiennie. Są i tacy, którzy chcą wrócić do pracy stacjonarnej, w biurze. Umożliwienie funkcjonowania różnych sposobów pracy wymaga wdrożenia nowego stylu zarządzania o czym piszemy wyżej. A że do tanga trzeba dwojga, potrzeba również odpowiednio dopasowanego i wspierającego narzędzia informatycznego. Wdrażając nowy styl pracy i funkcjonowania obie strony muszą czuć się komfortowo i bezpiecznie. A to znaczy, że konieczne jest kompletne rozwiązanie pozwalające na koordynację prac pracowników, jak i umożliwiające efektywne zarządzanie firmą poprzez rozliczanie i optymalizowanie procesów pracy.
2.1 Wsparcie dla osoby zarządzającej i menedżera
Nie musisz obawiać się, że stracisz kontrolę nad firmą. Wręcz przeciwnie! Koordynację prac oraz zarządzanie firmą w aplikacji WorkTime umożliwią Ci m.in. takie moduły jak:
- Panel Managera, moduł, który pozwala ułatwia dostęp do aktualnych danych nt. prowadzony działań w firmie
- Rozliczanie przepracowanego czasu dla klienta czy projektu
- Raportowanie i fakturowanie, oraz
- Analityka i optymalizacja, moduł wspierający efektywne zarządzanie
2.2 Praca zespołowa i indywidualna w WorkTime
Poniżej wymienimy tylko niektóre z funkcji aplikacji, pozwalające na pracę nad swoimi zadaniami, jak i pracę zespołową:
- Szybkie i proste mierzenie czasu pracy
- Mierzenie różnych czynności w tym czasu trwania rozmów telefonicznych
- Planowanie zadań i terminów w kalendarzu
- Delegacja zadań i budżetowanie czasu na ich wykonanie
- Szyfrowany czat – bezpieczna komunikacja wewnętrzna wbudowanym komunikatorem
Podsumowując: Wyciągnij ze zmiany to co najlepsze!
Rozważny właściciel rozkręca biznes i jednocześnie tworzy cały zestaw alternatywnych rozwiązań na wypadek, jeśli sytuacja pandemiczna się powtórzy lub wynikną nieprzewidziane okoliczności w wyniku których “normalny” system funkcjonowania znów zawiedzie.
Wyeliminuj błędne założenia i obawy. Jeśli pracownikom spodobała się praca zdalna i dostrzegli w niej korzyści dla siebie, nie musisz się tego obawiać. WorkTime jest stworzony do pracy zdalnej – działając przez przeglądarkę, a jednak w razie potrzeby bez internetu. Zarządzanie zdalne czasami świetnie się sprawdza i okazuje się, że ludzie zdalnie pracują efektywniej. Czas najwyższy zamienić produktywność na efektywność! W końcu liczy się rezultat, a nie “praca pozorna” i kontrola.
Wszyscy jesteśmy dziś mądrzejsi o doświadczenia z całej globalnej wioski.
A my jesteśmy gotowi do tego, żeby Cię wspierać:
Monika Goc
Trener Biznesu oraz Certyfikowanego Coacha ICC
www.efros.pl
https://www.facebook.com/EFROS
oraz
Agnieszka Borowska-Zasada
Co-founder aplikacji do optymalizacji czasu pracy i zwiększania zysków firmy – WorkTime.pl