Jasna i klarowna komunikacja stanowi najważniejszy element sprawnego funkcjonowania każdego zespołu. W tym artykule znajdziesz case study związane z potencjalnym konfliktem zespołowym oraz propozycję działań lidera, ukierunkowanych na rozwiązanie problemu. Odkryjesz jakie możliwości daje liderowi umiejętność właściwej reakcji na krytykę ze strony pracownika oraz znajdziesz inspirację, jak reagować w sytuacjach trudnych dla całego teamu.
Piotrek – młody, przebojowy, ambitny – jest liderem zespołu projektowego. Od kiedy tylko przejął dowodzenie, zachęca członków zespołu, by zawsze mówili, co im leży na sercu. Przy każdej okazji deklaruje, że jest otwarty na ludzi i ich pomysły.
Po kilku miesiącach zarządzania Piotr coraz częściej zauważa u siebie objawy irytacji. Cierpliwość traci szczególnie wtedy, gdy ludzie z zespołu zrzucają na niego odpowiedzialność za swoje błędy, niedotrzymywanie terminów lub brak indywidualnych wyników.
Właśnie odbywa się kolejne poniedziałkowe spotkanie on -line całego zespołu. Głos zabiera Wojtek, który już wcześniej sygnalizował, że ma problem. Wojtek powołuje się na zasadę szczerości zespołowej i chce pogadać ze wszystkimi. Chodzi mu o przepływ informacji, który z jego perspektywy mocno kuleje. Zadania Wojtka zależą często do wiadomości, jakie dostaje od innych. Brak właściwej informacji w ustalonym terminie skutkuje opóźnieniami w pracy Wojtka i tak zaczynają powstawać u niego zaległości.
Wojtek zwraca się do Piotra, aby właśnie teraz zająć się jego sprawą, bo za przepływ informacji ostatecznie odpowiada lider zespołu projektowego. Zaczyna zadawać niewygodne pytania, a Piotrek zamiast wziąć je na klatę i rozwiązać problem, zaczyna wrzucać na czacie komentarze.
Komentarze uderzają bezpośrednio w Wojtka. Mają być śmieszne lecz tak naprawdę są niezdarną obroną przed krytyką. Komentarz Piotrka“ Wojtek, niestety pracujesz i myślisz za wolno 
” przelewa czarę goryczy. Wkurzony Wojtek wrzuca na czat wpis adresowany do lidera “Co za dupek”, po czym opuszcza spotkanie.
No cóż, wszyscy pozostali są zażenowani zachowaniem Piotrka. Lider jeszcze bardziej pogrąża się infantylnymi komentarzami typu: “Obraził się”, “ Foszka nam sprzedał”, “Przejdzie mu”.
I tak właśnie Piotr stracił okazję do:
a. Wzmocnienia swojego autorytetu w zespole.
b. Wzmocnienia więzi zespołowych opartych na szacunku, empatii i wspólnym rozwiązaniu problemu.
c. Rozwiązania problemu w fazie rozwojowej, kiedy nie generuje on jeszcze zbyt dużych strat.
d. Wszystkie powyższe odpowiedzi są prawdziwe.
Morał z tego taki, że aby mleko nie wykipiało
trzeba od początku zadbać
o właściwą temperaturę podgrzania.
Jak inaczej mógłby postąpić Piotrek?
Kiedy Wojtek zwraca się do Piotra, aby zająć się jego problemem […] Piotrek zaczyna wrzucać komentarze na czacie.
Piotr zamiast niezdarnie bronić się przed krytyką Wojtka i obrażać go, powinien:
- Wykazać zainteresowanie problemem zgłaszanym przez pracownika.
2. Oddzielić człowieka od problemu. Piotrek może nie przepadać za Wojtkiem, ale jest jego szefem. To on staje się odpowiedzialny za rozwiązanie mini kryzysu w zespole, którego członkiem jest przecież Wojtek.
3. Ustalić jeszcze raz – jak wygląda sytuacja/problem zgłaszany przez Wojtka. Oddzielić fakty od tego, co Wojtkowi może się wydawać.
4. Zapytać pozostałych członków zespołu, jak z ich perspektywy wygląda sytuacja przepływu informacji. Czy widzą problem podobnie jak Wojtek.
5. Jeśli Wojtek ma choć część racji, to trzeba przypomnieć, jakie zasady komunikacyjne były wprowadzone na początku pracy zespołu. Zweryfikować je – odrzucić co niepotrzebne i wprowadzić to, co konieczne. Doprecyzować słaby punkt w przepływie informacji i monitorować zmianę przez określony, ustalony czas.
6. Podziękować na forum Wojtkowi za informację zwrotną i czujność.
Jeśli Piotr zastosuje powyższe rozwiązania to:
- wykorzysta potencjalną sytuację konfliktową do wzmocnienia współpracy w zespole,
- pokaże członkom zespołu, że liczy się każdy głos i uwaga,
- zachęci do otwartej i transparentnej komunikacji w zespole, spójnie ze swoimi deklaracjami,
- zwiększy siłę swojego oddziaływania na członków zespołu poprzez zaangażowanie ich do wspólnego rozwiązania problemu,
- wzmocni dobrą atmosferę zespołu sprzyjajacą produktywności.
Brzmi jak bułka z masłem,
ale trzeba być świadomym
hipotetycznych trudności.
Co może być trudne?
- oddzielenie człowieka od problemu,
- spojrzenie z dystansu na sytuację i samego siebie, jako lidera zespołu,
- krótka i zwięzła komunikacja,
- zaangażowanie ludzi z zespołu w rozwiązanie problemu,
- monitorowanie wprowadzonych zmian,
- danie uznania,
- efektywne zarządzanie czasem,
- umiejętność przyjmowania krytyki – informacji zwrotnej – od innych.
Na szczęście istnieją sposoby, aby sobie z tymi trudnościami poradzić.
Jednym z nich może być udział w naszych warsztatach on-line, coaching biznesowy lub przygotowywany kurs ” ABC początkującego managera”, który znajdzie się w sprzedaży już na wiosnę!